Mis à part le travail en mode collaboratif, avec des clients ou collègues amenés à corriger ou compléter vos documents de type bureautique par exemple, il n’est pas conseillé d’envoyer les originaux, par voie électronique. D’où l’intérêt d’utiliser le format universel appelé Portable Document Format ou PDF.

POURQUOI

• Alléger ses courriels, en joignant des fichiers plus légers.

• Assurer l’universalité, pour être lu par tous les systèmes

• Respecter la mise en page, telle que vous l’avez voulue

• Eviter les modifications de vos documents MS Office (Word, Excel, PowerPoint) ou autres

COMMENT

Pour sortir les fichiers en .pdf, lisibles avec Adobe Reader et d’autres logiciels :

• Si vous utilisez OpenOffice, la suite concurrente gratuite de Microsoft Office, ou si vous êtes sur Mac OS X, vous avez déjà l’export .pdf incorporé.

• Sous Windows XP, avec Office 2003, vous pouvez installer un des modules spécifiques :

 Expert PDF 6 Converter* (40 € environ, en magasin spécialisé)

 PDFCreator (téléchargement gratuit ICI)

 PrimoPDF (également gratuit ICI) NB : les 2 ne font qu’exporter, les payants permettent aussi de corriger du texte sur le .pdf directement (s’il n’est pas protégé).

• Avec MS Office 2007, sorti avec Vista (le nouveau système d’exploitation Windows), il y a une fonction d’export pdf**, ce qui laisse, malgré tout, de côté les autres types de documents.

(*) pour le télécharger chez l’éditeur ; pour l’obtenir à la Fnac

(**) Pour télécharger directement le "complément de Microsoft Office 2007 (Enregistrement en PDF)".

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